AI 매뉴얼 관리 시스템

PROBLEM

지금 공공기관이 겪는 문제

경력자 퇴직 시 노하우 소실

수십 년의 실무 노하우가 문서화 없이 사라집니다. 인사이동 한 번에 팀 전체가 흔들립니다.

OJT 의존도 과다

담당 선배가 없을 때 신입은 업무를 처리할 방법이 없습니다. 비효율적인 반복 교육 사이클.

기존 매뉴얼 낮은 활용도

최신화 주체가 불명확하고 검색이 불편해 아무도 찾지 않는 문서가 됩니다.

감사·인수인계 자료 부재

감사 대응이나 인수인계 시 근거 자료가 없어 행정 공백이 발생합니다.

HOW IT WORKS

4단계 지식 순환 구조

①

경력자 입력

자유 서술·구조화 양식·음성·사진 등 다양한 방식으로 실무 경험 직접 입력. AI가 빠진 항목을 질문으로 유도.

②

AI 구조화

날것의 서술을 AI가 분석·구조화. 배경→절차→주의사항→결과→관련규정 형태의 표준 문서로 자동 변환. 경력자 검토·승인 후 게시.

③

지식 베이스

카테고리별 자동 분류 저장. 유사 문서 연결, 중복 감지, 난이도 레벨링, 버전 관리. 5개 업무 영역별 분류.

④

신입 학습

자연어로 업무 상황을 질문하면 AI가 관련 매뉴얼 검색 후 출처 명시 답변. 퀴즈·이해도 확인·개인화 학습 이력.

↻ 신입의 피드백 → 경력자에게 전달 → 지식 지속 갱신 — 살아있는 시스템으로 운영

SCREENS

4개 핵심 화면

S1 경력자 입력 화면 (PC) 경력자

3단 레이아웃: 메인 입력 영역 + 오른쪽 AI 보조 패널

자유 서술 / 구조화 양식(상황→절차→결과) / 파일 첨부 / 음성(STT)

AI 실시간 보조: 빠진 항목 유도 질문, 유사 매뉴얼 중복 방지

진행률 표시, 임시저장, 단계별 작성 안내

S2 경력자 입력 화면 (모바일) 경력자

현장에서 즉시 — 음성 메모, 사진 촬영, 짧은 텍스트 입력

PC에서 이어받아 완성하는 임시저장 목록

이동 중 떠오른 노하우를 즉시 기록

S3 AI 구조화 검토·승인 화면 경력자

좌우 비교: 원문(수정 불가 보존) vs AI 정리 결과

AI 개입 3단계 색상 표시 — 초록(AI 추가) / 노란(확인 필요) / 파란(편집 중)

항목별 인라인 수정, 의견 작성 후 AI 재정리 요청, 반려

AI 신뢰도 패널: 분류 정확도 · 절차 완성도 · 확인 필요 항목 수

S4 신입 학습·검색 화면 신입직원

자연어 질의응답: 업무 상황을 그대로 입력 → AI가 관련 매뉴얼 검색 후 답변

출처 명시: "김담당 선배(12년차)가 처리한 절차" 등 원작자 표시

이해도 퀴즈: 학습 후 핵심 개념 퀴즈 확인, 이력 자동 기록

3단 레이아웃: 진도·카테고리 / AI 채팅 / 관련 문서·선배 연결

오늘의 학습 추천: 담당 업무 기반 AI 개인화

지식 베이스 카테고리

5개 업무 대분류 — 기관 특성에 따라 추가·세분화 가능

① 인사·복무

HRM 절차, 복무 관리, 급여·수당, 징계·표창

예) 출장비 정산, 연차 신청

② 업무 절차

단계별 처리 가이드, 결재 흐름, 예외 케이스

예) 감사 대응, 예산 집행

③ 민원·상담

전화·방문 응대, 민원 유형별 대응, 에스컬레이션

예) 악성 민원 대응

④ 시설·운영

시설 예약, 장비 점검, IoT 모니터링, 공간 관리

예) 설비 고장 대응

⑤ 비상·위기 대응

예외 상황 처리, 긴급 연락망, 사고 대응 절차

예) 시스템 장애 처리

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